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 Dados da Legislação 
 
Resolução 99, de 27/12/2022 (SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO - SEPLAG)
 Dados Gerais 
  Tipo de Norma: Resolução Número: 99 Data Assinatura: 27/12/2022  
 Órgão 
  Órgão Origem: Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG  
 Histórico 
  Tipo Publicação: PUBLICAÇÃO Data Publicação: 30/12/2022  
  Fonte Publicação: Minas Gerais - Diário do Executivo Página Publicação: 25  
 Texto 
  RESOLUÇÃO SEPLAG Nº 099, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2022

Estabelece as regras gerais do modelo Almoxarifado Virtual de Minas Gerais - AVMG no âmbito da Administração Pública direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo.

A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO, no uso das atribuições conferidas pelo § 1º do art. 93 da Constituição do Estado e tendo em vista o disposto no Decreto nº 45.242, de 11 de dezembro de 2009,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º – Esta Resolução estabelece as regras gerais do modelo Almoxarifado Virtual de Minas Gerais – AVMG – no âmbito da Administração Pública direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo, visando a padronização, obtenção de economia, produtividade e transparência na operação logística para o fornecimento de materiais de expediente e de informática.

Art. 2º – O modelo AVMG é composto por:

I – serviço de terceirização da operação logística para o fornecimento de materiais de expediente e de informática por intermédio de sistema web, no formato porta a porta;

II – estrutura de governança para a sua operacionalização coordenada pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – Seplag.

Art. 3º – São diretrizes do AVMG:

I – atendimento contínuo das demandas de aquisição dos materiais abrangidos no escopo do modelo;

II – dimensionamento adequado da demanda, a fim de evitar a formação de estoques e perda de materiais;

III – otimização da execução e do controle dos processos de fornecimento, armazenagem e distribuição de materiais;

IV – adoção de preços vantajosos para a Administração;

V – compartilhamento de recursos, obrigações, responsabilidades, riscos e benefícios.

Art. 4º – São atribuições da Seplag:

I – a realização da contratação do serviço que compõe o AVMG;

II – a gestão e execução orçamentária e financeira relativas à operacionalização do modelo AVMG.

Art. 5º – O AVMG atenderá aos órgãos e entidades que aderirem formalmente ao modelo e sua implantação ocorrerá conforme plano de migração a ser elaborado pela Superintendência Central de Logística – SCL – da Seplag.

Art. 6º – Para os efeitos desta Resolução, considera–se:

I – material: material de consumo administrativo e suprimentos de informática utilizados nas rotinas de trabalho dos órgãos e entidades usuários não classificados como material permanente ou personalizado, disponibilizados no AVMG;

II – sistema web: ambiente tecnológico que operacionaliza o AVMG, desenvolvido e disponibilizado pelo fornecedor contratado, que possibilita a elaboração, aprovação, encaminhamento, recebimento, faturamento, acompanhamento e controle dos pedidos de fornecimento dos órgãos e entidades usuários, bem como a gestão e a fiscalização do serviço prestado;

III – Catálogo de Itens de Material de Consumo - CIMC: conjunto de itens disponibilizados pela Seplag no sistema web do modelo AVMG;

IV – operação logística: compreende os processos de compra, recebimento, armazenagem, controle, separação, expedição, distribuição e entrega dos itens de materiais aos solicitantes;

V – pedido de fornecimento: documento eletrônico gerado no sistema web que contém os materiais a serem supridos pelo fornecedor contratado;

VI – pedido imperfeito: ocorrência em que o material recebido pelo órgão ou entidade usuário encontra-se em quantidade menor que a solicitada, avariado, com defeito ou divergente do solicitado;

VII – entrega corretiva: procedimento realizado pelo fornecedor contratado para a resolução de falha em um pedido imperfeito;

VIII – órgão ou entidade usuário: instituição que aderiu ao modelo AVMG e foi cadastrada no sistema web;

IX – unidade administrativa: unidade do órgão ou entidade usuário pela qual é feita a solicitação do material e que corresponde ao local de entrega do pedido;

X – Termo de Adesão: instrumento disponibilizado pela Seplag que formaliza o acesso e utilização do AVMG pelo órgão ou entidade signatário.

CAPÍTULO II

DOS ATORES E ATRIBUIÇÕES

Art. 7º – São atores do modelo AVMG:

I – gestor central: unidade responsável pela implantação, gestão e operação do modelo, de exercício exclusivo pela SCL da Seplag;

II – gestor setorial: colaborador, preferencialmente o gestor de almoxarifado, com a competência de gerir e operacionalizar o modelo no âmbito do órgão ou entidade ao qual está vinculado;

III – aprovador: colaborador, legalmente investido de poder decisório no âmbito do órgão ou entidade usuário, responsável por uma ou mais unidades administrativas;

IV – solicitante: colaborador, designado pelo aprovador do órgão ou entidade usuário, responsável pelo pedido de fornecimento no âmbito de cada unidade administrativa.

Art. 8º – São atribuições do gestor central:

I – implantar, gerir e operacionalizar o modelo AVMG;

II – coordenar as ações visando à celebração do contrato de terceirização da operação logística para o fornecimento de materiais, e realizar a sua gestão e fiscalização;

III – normatizar o modelo e orientar gestores setoriais, aprovadores e solicitantes quanto à sua utilização;

IV – solicitar ao fornecedor contratado o cadastro inicial de unidades, gestores setoriais, aprovadores e solicitantes no sistema web;

V – realizar periodicamente rotinas de verificação de divergências dos cadastros no sistema web;

VI – capacitar e prestar suporte aos órgãos e entidades usuários sobre as regras do AVMG;

VII – exercer o perfil de administrador no sistema web;

VIII – gerir o CIMC, compreendendo:

a) divulgar periodicamente o Catálogo disponibilizado no AVMG;

b) decidir sobre a inclusão de novos itens no Catálogo a partir da demanda recebida do gestor setorial;

c) solicitar ao fornecedor contratado a inclusão, substituição ou a exclusão de material do Catálogo;

d) receber, analisar e decidir sobre o pedido do fornecedor contratado para substituição de material por outro com especificação e qualidade igual ou superior;

e) definir a relação de itens que estarão disponíveis para aquisição dos órgãos e entidades usuários a partir dos estoques existentes em seus respectivos almoxarifados físicos;

f) solicitar ao fornecedor a atribuição de status ativo ou bloqueado aos materiais no Catálogo;

g) efetuar a precificação dos materiais que serão disponibilizados no Catálogo;

h) homologar as marcas indicadas pelo fornecedor para cada item;

IX – coordenar a transferência de recursos orçamentários pelos órgãos e entidades usuários para custeio do AVMG;

X – atribuir no sistema web a cota de utilização do modelo, em reais, para cada órgão e entidade usuário;

XI – monitorar o saldo dos recursos orçamentários transferidos pelos órgãos e entidades usuários, indicando a necessidade de repasse adicional de recursos orçamentários;

XII – efetuar, ao final de cada período, o recebimento provisório e definitivo do serviço objeto da contratação;

XIII – realizar o empenho, liquidação e pagamento, conforme ateste realizado pelo aprovador ou gestor setorial;

XIV – solicitar ao gestor setorial informações que subsidiem a apuração de possíveis irregularidades;

XV – decidir definitivamente pela validade do conteste efetuado pelo aprovador no processo de fornecimento em caso de não concordância pelo fornecedor;

XVI – definir, apurar, acompanhar e divulgar os indicadores de desempenho do modelo aos órgãos e entidades usuários.

Art. 9º – São atribuições do gestor setorial:

I – providenciar o envio antecipado dos recursos orçamentários à Seplag a fim de garantir a existência de saldo para a realização dos pedidos de seu órgão ou entidade;

II – efetuar tempestivamente o repasse de recursos financeiros à Seplag a fim de viabilizar o pagamento dos pedidos atestados em cada período;

III – efetuar o cadastro de unidades administrativas, aprovadores e solicitantes de seu órgão ou entidade, realizando inclusões, exclusões e alterações necessárias para mantê-lo sempre atualizado;

IV – gerenciar e distribuir entre as unidades administrativas a cota financeira de seu órgão ou entidade no sistema web;

V – definir a relação de itens do CIMC que estarão disponíveis para cada unidade administrativa;

VI – monitorar o consumo das unidades administrativas, adotando as providências necessárias para a utilização apropriada das cotas do órgão ou entidade;

VII – especificar, no sistema web, o local de triagem de cada endereço de entrega do pedido designado pelo solicitante;

VIII – adotar tempestivamente as providências para resolução de pendências de ateste das unidades administrativas no seu âmbito de atuação;

IX – atuar como ponto focal, consolidando e repassando ao gestor central as demandas e ocorrências recebidas das unidades administrativas;

X – atuar como multiplicador, orientando e divulgando informações sobre o modelo às unidades administrativas, bem como solicitando capacitações ao gestor central;

XI – monitorar o cumprimento das regras do AVMG pelos aprovadores e solicitantes de seu órgão ou entidade;

XII – prestar informações ao gestor central, sempre que forem solicitadas ou quando forem identificadas anormalidades relacionadas à execução do modelo.

§ 1º – A atribuição prevista no inciso VII poderá ser delegada ao solicitante.

§ 2º – O gestor setorial poderá exercer as atribuições de aprovador previstas nos incisos I à V do art. 10.

Art. 10 – São atribuições do aprovador:

I – efetuar o cadastro dos solicitantes das unidades administrativas a ele vinculadas, realizando inclusões, exclusões e alterações necessárias para mantê-lo sempre atualizado;

II – analisar e aprovar ou reprovar tempestivamente o pedido criado pelo solicitante, podendo alterar as quantidades e a relação de itens constantes no pedido;

III – efetuar o recebimento definitivo tempestivamente, mediante ateste no sistema web, do pedido entregue que esteja em conformidade com o solicitado;

IV – contestar tempestivamente o pedido imperfeito ou com falha na entrega em caso de ausência de conteste pelo solicitante;

V – decidir pela validade do conteste efetuado pelo solicitante em caso de não concordância pelo fornecedor;

VI – monitorar o cumprimento das regras do AVMG no âmbito das unidades administrativas a ele vinculadas;

VII – prestar informações ao gestor setorial, sempre que forem solicitadas ou quando forem identificadas anormalidades relacionadas à execução do modelo.

Parágrafo único – O aprovador poderá exercer as atribuições de solicitante previstas nos incisos IV e V do art. 11.

Art. 11 – São atribuições do solicitante:

I – levantar a demanda de materiais necessários à execução do serviço público a partir do monitoramento do consumo em sua respectiva unidade;

II – elaborar o pedido de fornecimento no sistema web que corresponda à real necessidade de sua unidade, evitando a falta ou o excesso de materiais;

III – acompanhar a evolução dos pedidos no sistema web e o cumprimento dos prazos de atendimento;

IV – efetuar a avaliação qualitativa e quantitativa do material entregue e, caso o pedido esteja em conformidade com o solicitado, indicar ao aprovador que o ateste pode ser realizado no sistema web;

V – efetuar o conteste tempestivo no sistema web em caso de constatação de pedido imperfeito ou falha na entrega;

VI – acompanhar a devolução da parte referente ao pedido imperfeito;

VII – prestar informações ao aprovador e ao gestor setorial, sempre que forem solicitadas ou quando forem identificadas anormalidades relacionadas à execução do serviço.

CAPÍTULO III

DOS REQUISITOS PARA USO DO MODELO

Art. 12 – A adesão do órgão ou entidade ao AVMG é condição para o uso do modelo e possui as seguintes etapas:

I – assinatura do Termo de Adesão;

II – transferência de recursos orçamentários;

III – cadastro de unidades e usuários no sistema web e capacitação de gestores, aprovadores e solicitantes;

IV – consumo prévio do estoque remanescente do item de material que será adquirido pelo AVMG.

Art. 13 – O Termo de Adesão deverá ser assinado pelo superintendente de planejamento, gestão e finanças, ou autoridade equivalente, do órgão ou entidade, e ser encaminhado à Seplag.

Parágrafo único – A Seplag disponibilizará a minuta padronizada do Termo de Adesão, previamente analisada pela Assessoria Jurídica do Centro de Serviços Compartilhados – CSC, dispensando nova análise jurídica pelo órgão ou entidade.

Art. 14 – A transferência de recursos orçamentários e financeiros do órgão ou entidade para a Seplag ocorrerá por anulação orçamentária ou por Termo de Descentralização de Crédito Orçamentário – TDCO.

Parágrafo único – A cota de utilização do órgão ou entidade no sistema web será equivalente ao recurso transferido.

Art. 15 – O cadastro das unidades e usuários no sistema web, a que se refere o inciso III do art. 12, deverá ser compatível com a estrutura organizacional do órgão ou entidade, possibilitando a execução do formato porta a porta e a realização de pedidos que reflitam a real necessidade de cada unidade.

§ 1º – É possível a criação de uma ou mais unidades administrativas por unidade formal do órgão ou entidade.

§ 2º – Previamente ao cadastro, é obrigatória a participação dos gestores setoriais, aprovadores e solicitantes em capacitação a ser ofertada pelo gestor central e fornecedor.

§ 3º – Cada unidade cadastrada deverá possuir pelo menos um solicitante e um aprovador, bem como os respectivos substitutos.

Art. 16 – Os materiais armazenados nos almoxarifados físicos do órgão ou entidade e que correspondam a itens constantes do CIMC deverão ser previamente consumidos para que esses itens sejam disponibilizados a ele no sistema web.

§ 1º – A disponibilização ao órgão ou entidade de cada item do CIMC ocorrerá à medida que o respectivo estoque do item seja totalmente consumido pelo órgão ou entidade.

§ 2º – A verificação do consumo de cada item será feita a partir de consulta ao Sistema Integrado de Materiais e Serviços – SIAD.

Art. 17 – Firmada a adesão, a aquisição dos materiais disponibilizados no CIMC será feita exclusivamente pelo AVMG.

CAPÍTULO IV

DA EXECUÇÃO DO SERVIÇO

Seção I

Processo de fornecimento de material

Art. 18 – O processo de fornecimento de material possui as seguintes etapas:

I – emissão de pedido de fornecimento;

II – anuência do aprovador;

III – recebimento do pedido.

Art. 19 – O pedido de fornecimento será composto pela relação de materiais e respectivas quantidades e será registrado pelo solicitante em campo próprio no sistema web, considerando o valor mínimo de aquisição estabelecido no instrumento convocatório, parte integrante do contrato.

Art. 20 – O aprovador deverá analisar o pedido criado pelo solicitante, sendo possível a aprovação imediata do pedido, a aprovação após ajustes no pedido ou a reprovação do pedido.

Art. 21 – O material será entregue no local indicado no pedido de fornecimento e o recebimento provisório será realizado por colaborador do órgão ou entidade mediante ateste nos Documentos Auxiliares da Nota Fiscal ou conhecimento de transporte.

Art. 22 – O recebimento definitivo será realizado por meio da avaliação do material entregue e do ateste do recebimento do pedido no sistema web.

§ 1º – O solicitante deverá realizar avaliação qualitativa e quantitativa dos materiais recebidos, em até 3 (três) dias úteis, contados da data do recebimento provisório, verificando os seguintes aspectos:

I – estado dos materiais;

II – quantidades requisitadas e entregues;

III – especificação técnica e marca homologada;

IV – qualidade dos materiais;

V – preço unitário e total de cada material;

VI – documentos fiscais.

§ 2º – Caso a avaliação qualitativa e quantitativa aponte falha na entrega, o pedido será caracterizado como imperfeito e o solicitante deverá imediatamente contestar a entrega referente à parte imperfeita no sistema web.

§ 3º – Havendo a aceitação do pedido, o solicitante deverá indicar formalmente ao aprovador que o ateste poderá ser realizado.

§ 4º – Caso o aprovador concorde com a indicação do solicitante, deverá efetuar o ateste do pedido e, discordando, efetuar o conteste em até 3 (três) dias úteis contados a partir do fim do prazo de avaliação pelo solicitante.

§ 5º – Na ausência da avaliação pelo solicitante no prazo estabelecido no § 1°, o aprovador deverá realizar a avaliação e o consequente ateste ou conteste do pedido em até 3 (três) dias úteis.

§ 6º – Se o aprovador não efetuar o ateste ou conteste do pedido dentro do prazo estabelecido, as unidades administrativas vinculadas a ele serão bloqueadas, ficando impedidas de solicitar novos pedidos de fornecimento.

Art. 23 – O pedido cuja entrega tenha sido contestada deverá ser saneado pelo fornecedor por meio de entrega corretiva nos prazos estabelecidos no instrumento convocatório, parte integrante do contrato.

§ 1º – Caso o fornecedor não concorde com o conteste realizado pelo solicitante, o aprovador avaliará os motivos de ambas as partes e decidirá pela validade ou não do conteste por meio de registro no sistema web.

§ 2º – Caso o fornecedor não concorde com o conteste realizado pelo aprovador, o gestor central avaliará os motivos de ambas as partes e decidirá definitivamente pela validade ou não do conteste por meio de registro no sistema web.

§ 3º – A não manifestação do fornecedor em até 2 (dois) dias úteis contados da data do conteste no sistema web implicará na concordância tácita em relação ao ato do órgão ou entidade.

Art. 24 – As ocorrências no processo de fornecimento de material deverão ser solucionadas diretamente com o fornecedor pelo solicitante ou aprovador.

§ 1º – As ocorrências não resolvidas deverão ser repassadas ao gestor setorial, que as encaminhará ao gestor central.

§ 2º – O gestor central analisará as ocorrências recebidas e, se necessário, aplicará as sanções cabíveis, conforme estabelecido no instrumento convocatório, parte integrante do contrato.

Seção II

Recebimento e fiscalização do serviço

Art. 25 – Ao final de cada período, os pedidos recebidos definitivamente serão consolidados e encaminhados pelo fornecedor ao gestor central para faturamento.

Parágrafo único – O gestor central realizará os recebimentos provisório e definitivo do serviço conforme estabelecido no instrumento convocatório, parte integrante do contrato.

Art. 26 – A fiscalização da prestação do serviço de terceirização da operação logística será realizada pela Seplag e contará com os subsídios produzidos pelos usuários.

CAPÍTULO V

DO CATÁLOGO DOS ITENS DE MATERIAL DE CONSUMO

Art. 27 – O órgão ou entidade usuário poderá solicitar ao gestor central a inclusão de novos itens de material que não estejam disponíveis no CIMC, por meio de pedido contendo as seguintes informações:

I – especificação do material solicitado, detalhando suas características e atributos, de forma que seja possível individualizá-lo dentre os demais da mesma categoria;

II – unidade de fornecimento do material solicitado;

III – justificativa da necessidade para a inclusão do item no CIMC.

Art. 28 – A análise do pedido de inclusão de um novo item considerará:

I – o enquadramento do item no escopo do modelo AVMG;

II – a essencialidade, racionalização e padronização do item;

III – a existência de demanda recorrente do item;

IV – a ausência ou insuficiência de estoque do item para remanejamento entre órgãos e entidades.

Parágrafo único – O gestor central poderá alterar a especificação do item com o apoio de área técnica que detenha a expertise sobre o material.

Art. 29 – O novo item aprovado será precificado, conforme estabelecido no instrumento convocatório, parte integrante do contrato, e encaminhado ao fornecedor em periodicidade a ser definida pela Seplag.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 30 – A SCL poderá expedir orientações complementares, solucionar situações excepcionais e casos omissos, disponibilizar materiais de apoio e instituir modelos padronizados de documentos para a execução das regras estabelecidas nesta Resolução.

Art. 31 – Os órgãos e entidades usuários poderão expedir regras operacionais complementares para dispor sobre as situações específicas no seu âmbito de atuação, desde que não conflitem com os dispositivos desta Resolução.

Art. 32 – Os usuários cadastrados no sistema web responderão administrativa, civil e penalmente por ato ou fato que caracterize o uso indevido de senhas de acesso ou que transgrida as normas de segurança instituídas.

Art. 33 – Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Belo Horizonte, 27 de dezembro de 2022

Luísa Cardoso Barreto
Secretária de Estado de Planejamento e Gestão
 

Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Estado.

Publicação Diário do Executivo